5 MODI PER ORGANIZZARE LA TUA TO DO LIST

Una “to do list “è essenziali se vuoi ridurre il sovraccarico di lavoro perché ti orienta su cosa fare nel corso della giornata in maniera strutturata, da avere tutte le tue attività sotto controllo in modo tale da evitare che ti dimentichi di fare i compiti importanti e perdere di vista le scadenze. Creare una lista di cose da fare adeguatamente strutturata e funzionale sembra abbastanza semplice ma può essere sorprendente scoprire quante persone nella loro organizzazione personale non la usano affatto. Se ti senti spesso sopraffatto dal lavoro e disorientato, può essere un segnale che non fai un corretto uso della tua to do list.

Fare un elenco delle cose da fare ti assicura che tutti i tuoi compiti siano scritti in un unico posto in modo da non dimenticare nulla d’importante. Se la usi in modo efficace, sarai molto più organizzato e avrai meno stress. Inoltre, se assegni le priorità in modo intelligente elencando tutte le attività più importanti in cima alla lista e le attività meno importanti in fondo, concentrerai il tuo tempo e le tue energie sulle cose prioritarie, il che significa che sarai più produttiva e più propensa a raggiungere i tuoi obiettivi.

In effetti, spesso quando le persone iniziano a usare la “to do list” in modo efficace fanno le prime scoperte in termini di produttività e iniziano ad avere successo. Quindi, è davvero importante che tu crei la tua to do list come uno dei principali steps del tuo schema per organizzare la giornata. Di seguito, ti fornisco i cinque suggerimenti su come organizzare una lista di cose da fare che funziona per essere più produttiva e riuscire ad attenerti agli obiettivi fissati.

1. AVERE UN BLOCK-NOTES

La prima cosa che devi fare è avere un luogo specifico dove scaricare il tuo cervello, fare il cosiddetto “brain dump”. Un termine inglese che significa letteralmente “tirare fuori tutti i pensieri dalla tua testa”

 Fare brain dump ti consente di riordinare la tua mente e organizzare i tuoi pensieri, aiutandoti a focalizzarti su quello che hai da fare soprattutto nei periodi di stress quando gli impegni, le idee e le cose da fare si accumulano. Poter svuotare la mente è davvero utile per riordinare le idee, aumentare la tua produttività e ridurre il sovraccarico della mente.

Il brain dump può essere svolto semplicemente scrivendo tutti i tuoi pensieri su un foglio oppure puoi decidere di provato un metodo più strutturato per organizzare i tuoi pensieri, come in un taccuino o nel tuo telefono in forma di nota, molto conveniente soprattutto quando ti trovi fuori casa e non hai a portata di mano il tuo block-notes, il telefono è una valida risorsa per scrivi le idee e posteriormente trasferirle nella tua agenda.

2. SUDDIVIDERE LA TO DO LIST IN CATEGORIE.

Tutti noi abbiamo diverse aree della vita su cui prendere cura, una lista di cose da fare non deve per forza considerare tutti gli aspetti della tua vita, spesso è più produttivo fare una to do list mirata su una categoria specifica che cercare di completare una lista infinita di cose da fare che alla fine finisci per sentirti sopraffatta. Per semplificare, è fondamentale categorizzare la tua to do list come per esempio:

• Lavoro: appuntamenti, cose in sospeso, fare il punto su progetti

• Famiglia: impegni, pianificazione dei pasti, ecc.

• Casa: le faccende domestiche, tutti quei piccoli lavoretti e progetti di casa.

• Shopping: tutti gli acquisti: vestiti, regali. Ecc.

• Obiettivi: a breve, medio e lungo termine;

• Viaggio: mete, mezzi di trasporto, valigie

• Crescita personale: istruzioni, apprendimenti vari.

• Salute e benessere: allenamento, cura personale, pratica spirituale. ecc.

3. STABILISCI DELLE PRIORITÀ

All’interno di ciascuna lista ci saranno delle voci che sono più prioritarie di altre, per poter pianificare al meglio è necessario non solo fare una selezione ma stabilire anche a quale compito dare una precedenza. Quindi, nel momento che componi la tu lista di cose da fare, devi rispettare l’ordine di priorità cominciando sempre per listare le prime 3 Priorità assolute che sono i primi tre elementi che devi completare in ogni categoria che vuoi lavorare in quello specifico giorno.

Così risulterà più facile tenere traccia del tuo progresso durante la giornata.

4. PIANIFICA LE TUE FACCENDE

Se ci sono dei compiti da svolgere, è utile darsi delle scadenze, La pianificazione è un processo per decidere in anticipo dove vogliamo arrivare (il nostro obiettivo) e come raggiungerlo. La pianificazione è uno step importante perché:

• Ci aiuta a identificare chiaramente i nostri obiettivi e fare in modo che comprendiamo cosa dobbiamo fare per raggiungerlo.

• Ci fa lavorare in modo orientato all'obiettivo piuttosto che in modo aleatorio in cui rispondiamo a problemi e crisi senza un piano o un obiettivo chiaro.

• pianificare ci aiuta a vedere in anticipo tutte quelle cose che possono aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo e tutte le cose che possono impedirci di raggiungerli e capire cosa fare al riguardo.

• La pianificazione ci aiuta a decidere come utilizzare al meglio le nostre risorse (tempo, denaro, informazioni, ecc) in modo che diano il contributo più significativo al raggiungimento del nostro obiettivo.

• La pianificazione pone le basi per valutare e valutare efficacemente i nostri risultati.

5. UTILIZZO DEL TIME BLOCKING.

Il blocco del tempo è un sistema di pianificazione in cui blocchi un punto del tuo calendario e assegni un determinato numero di ore a una singola attività. Elimini le distrazioni al di fuori del compito specifico bloccando il tuo tempo (e la tua mente) da altri progetti.

Supponiamo che la tua normale giornata lavorativa includa il controllo della posta elettronica, le videochiamate con i clienti e collaboratori, il pranzo e delle commissioni, blocca quel tempo libero sul tuo calendario e vedrai esattamente quanto tempo hai a disposizione per completare ogni attività senza passare da un'attività all'altra.

Probabilmente ti starai chiedendo: in che modo il blocco del tempo ti rende più produttiva? La risposta breve è che ti aiuta a mantenere il controllo del tuo programma giornaliero.

Il metodo del blocco del tempo può davvero aiutarti ad attenerti alle proprie abitudini e routine perché aiuta ad eliminare il multitasking e le distrazioni attraverso una visione più realistica su ciò che puoi veramente compire in un giorno. Però, questo metodo funziona soltanto se pianifichi l’esecuzione dei tuoi compiti in un determinato intervallo di tempo specifico, altrimenti rischi di distrarti e di prendere in mano multiple cose da fare e facilmente ti sentirai sopraffatto dagli impegni e con dei resultati completamente inefficaci.